Regulamin

R  E   G  U  L  A   M  I  N

świadczenia usług przez Gminną Spółdzielnię ‘Samopomoc Chłopska” w Dynowie  w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców                  o czasowym okresie przechowywania

(Opracowany na podstawie art. 51 k ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm. – dalej u.n.z.a.)

Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” w Dynowie zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym numer KRS 0000197733,  NIP  7950007374,  REGON 000681000 .

Spółdzielnia  prowadzi działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, uzyskała wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wymagany do wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a u.n.z.a. – Zaświadczenie Marszałka Województwa Podkarpackiego z dnia 18.12.2018 r. (znak: OR-II.8260.5.2018).

Miejscem wykonywania działalności objętym wpisem jest budynek administracji                     w Dynowie, ul. Rynek 7 a

§ 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa w szczególności:

  1. zakres świadczonych usług;
  2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowanie                     i  przechowywanie;
  3. ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
  4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
  5. tryb przyjmowania interesantów;
  6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
  7. wysokość opłat pobieranych za usługi;
  8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

2. W/w Regulamin jest dostępny w miejscu przyjmowania interesantów w  Gminnej

    Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w  Dynowie oraz na stronie internetowej

    www.gsdynow.com.

§ 2.

ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

  1. Usługa przechowywania dokumentacji świadczona jest zgodnie z ustawą

narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisami wykonawczymi do  tej ustawy,  a także na podstawie umowy cywilno – prawnej zawartej między Gminną Spółdzielnią „Samopomoc Chłopska” jako zleceniobiorcą i zleceniodawcą.

        2. Usługę w rozumieniu niniejszego Regulaminu stanowi:

  1. przejmowanie dokumentacji do przechowywania;
  2. przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej,
  3. przejmowanie i dalsze przechowywanie dokumentacji osobowo-płacowej jednostek zlikwidowanych albo upadłych,
  4. porządkowanie dokumentacji,
  5. przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  6. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
  7. udostępnianie dokumentacji osobom uprawnionym,
  8. odpłatne udostępnianie kopii oraz odpisów,
  9. niszczenie wybrakowanej dokumentacji po uzyskaniu stosownej zgody lub zasięgnięciu opinii właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego.

3. Przechowywanie akt dokumentacji osobowo-płacowej likwidowanych, upadłych

    podmiotów oraz prowadzących działalność:

  1. przechowywanie akt następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami po

       uzgodnieniu strony formalno-prawnej na podstawie umowy cywilno – prawnej                    

       i na warunkach w niej określonych przez obie strony na zasadach umowy     

       przechowania w rozumieniu przepisów KC (z wyłączeniem stosowania                             

       art. 844 § 2).

  • obsługa powierzonych zasobów dokumentacji przez ich należyte zabezpieczenie,

       zewidencjonowanie, brakowanie w uzgodnieniu z właściwym archiwum

       państwowym, udostępnienie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz

       wydawanie uwierzytelnionych kopii odpisów i wypisów.

§ 3.

ZASADY PRZYJMOWANIA DOKUMENTACJI NA PRZECHOWANIE, JEJ EWIDENCJONOWANIE I PRZECHOWYWANIE

  1. Podstawą przyjęcia dokumentacji na przechowanie jest umowa cywilno-prawna

podpisana przez strony, w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze przygotowane przez przekazującego dokumentację.

  1. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone są w sposób jednoznacznie identyfikujący rodzaje przekazywanej dokumentacji (osobne dla akt osobowych, osobne dla list płac) oraz w sposób umożliwiający natychmiastowe odszukanie potrzebnych dokumentów.
  1. O przyjęciu dokumentacji osobowej i płacowej Gminna Spółdzielnia „SCh”                                 w Dynowie powiadamia ZUS załączając wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu oraz okres z jakiego dokumentacja

       pochodzi w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego. Ponadto,

       zamieszcza informację w internetowej bazie „Miejsca przechowywania     

dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców” (ewidencja prowadzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych) – na stronie internetowej www.ewidencja.archiwa.gov.pl

§ 4.

OGÓLNE ZASADY ZABEZPIECZENIA DOKUMENTACJI PRZED OSOBAMI NIEUPRAWNIONYMI

  1. Przechowawca posiada odpowiedniej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.
  1. Pracownicy archiwum posiadają zaświadczenia o odbytych szkoleniach                            w zakresie ochrony danych oraz upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie dostępu do zbioru danych przejętej na przechowanie dokumentacji osobowej i płacowej.
  1. Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 922) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
  1. Budynki z pomieszczeniem archiwum są własnością Spółdzielni. Pomieszczenia zostały przystosowane do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego przechowywania dokumentów oraz wyposażenia, temperatury, światła, itp.
  1. Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).

§ 5.

MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUG ORAZ TERMINY ICH WYKONANIA

  1. Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów, przechowalnictwa dokumentacji jest budynek administracji Gminnej Spółdzielni  „Samopomoc Chłopska” w Dynowie ul. Rynek 7 A.
  1. Udzielanie informacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz    

wydawanie z niej odpisów, kopii odbywa się w pokoju Nr 7 budynku

administracji Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Dynowie.

  1. Przechowywana dokumentacja jest udostępniana dla celów służbowych, na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości oraz innych podmiotów, wobec których występuje obowiązek dostarczenia akt na żądanie oraz obywatelom i jednostkom organizacyjnym z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
  1. Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych              w celach obsługi świadczeń emerytalno-rentowych oraz organom i instytucjom            w przypadkach przewidzianych prawem.
  2. Byłym pracownikom, których dokumentacja złożona została w przechowalni akt wydaje się kopie dokumentów na podstawie złożonego pisemnego wniosku.

      6.    Dokumentacja udostępniana jest w terminie do 30 dni od daty zgłoszenia

             zapotrzebowania.

§ 6.

TRYB PRZYJMOWANIA INTERESANTÓW

I TERMINY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI

  1. Dokumenty z archiwum wydawane są  w dni robocze codziennie w godz. od 8:00 do 14:00 na podstawie wniosku umieszczonego na stronie internetowej www.gsdynow.com
  1. Zamówienie akt może odbywać się osobiście, e-mailem lub listownie.
  1. Wnioski ewidencjonowane są w rejestrze Spółdzielni  prowadzonym                              w sekretariacie.
  1. Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w archiwum dokumentację likwidowanej jednostki, Spółdzielnia może wydać oryginały żądanej dokumentacji poza przechowalnią. Wniosek winien zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po wykorzystaniu, w terminie nie późniejszym niż przed datą ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Zarówno wniosek, jak i protokół zdawczo-odbiorczy

      wydanej dokumentacji podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze Spółdzielni

      prowadzonym w przechowalni.

  1. Zgodę na wydanie dokumentacji poza przechowalnią wydaje Prezes lub Członek Zarządu.
  1. Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja złożona została                                w przechowalni wydaje się kopie dokumentów  wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku o wydanie kopii lub odpisu dokumentacji według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do Regulaminu.
  1. Celem uzyskania dokumentów z przechowalni drogą korespondencyjną należy skontaktować się z pracownikiem przechowalni telefonicznie i podać adres pocztowy do korespondencji. Opłat można dokonać na miejscu w kasie firmy Gminnej Spółdzielni „Sch” w Dynowie lub za pośrednictwem poczty za pobraniem.
  1.  Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom, których dokumentacja dotyczy, ZUS-owi w celach emerytalno-rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadku przewidzianym prawem.
  1. Wydane odpisy i kopie są potwierdzone przez upoważnionego pracownika przechowalni i zarejestrowane. Numer i znak rejestru jest uwidoczniony na wydanym wypisie lub kopii.
  1. Dokumenty należy odbierać osobiście lub przesyłane są za pośrednictwem poczty za pobraniem .
  1.  Pytania o przechowywane akta należy kierować  do Gminnej Spółdzielni „SCh”            w Dynowie telefonicznie, faksem, emailem, listownie lub osobiście.
  1.  Zatrudnienie kompetentnej kadry gwarantuje sprawną i profesjonalną obsługę

              interesantów.

§ 7.

WYSOKOŚĆ OPŁAT POBIERANYCH ZA USŁUGI

  1. Wysokość opłaty pobieranej za sporządzenie odpisu lub kopii z dokumentacji

       osobowo – płacowej.

  1. Za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji osobowo – płacowej przechowywanej na podstawie umów, porozumień, pobiera się następujące opłaty:
    1. sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł.
    1. sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt c), innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość  wynagrodzenia – 4 zł.
    1. sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł.
    1. sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia za każdą rozpoczętą stronę – 8 zł.

Łączna opłata od jednorazowego złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r.  w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. Nr 28, poz. 240).

  1. Podane w ust. 1 opłaty za świadczone usługi (są cenami netto plus 23 % VAT).
  2. Cennik usług archiwizacyjnych i przechowywania akt będzie aktualizowany zgodnie z wytycznymi Ministra Kultury.

B. Wysokość opłat za archiwizację i przechowywanie dokumentacji:

  1. Wysokość opłat za archiwizację i przechowywanie dokumentacji każdorazowo określa umowa cywilnoprawna zawierana między Gminną Spółdzielnią „SCh”                     w Dynowie a Zleceniodawcą.

§ 8.

PROCEDURY DOTYCZĄCE BRAKOWANIA I NISZCZENIA DOKUMENTACJI

  1. Pracownik przechowalni akt dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt pod kątem wydzielenia tych akt, których okres przechowywania już minął.
  1. Wydzielenie akt odbywa się komisyjnie. Skład komisji ustala przedstawiciel zleceniodawcy w porozumieniu ze zleceniobiorcą.
  1. Przez wydzielenie akt należy rozumieć: wydzielenie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B ), której okres przechowywania upłynął,
  1. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji do brakowania komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, do którego dołącza spisy dokumentacji niearchiwalnej aktowej.
  1. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z którego jeden, po akceptacji zleceniodawcy, przesyła się do właściwego terytorialnie Dyrektora Archiwum Państwowego, celem uzyskania zgody na zniszczenie, a drugi pozostaje w składnicy akt.
  1. Po uzyskaniu zgody zleceniodawcy i Dyrektora Archiwum Państwowego dokumentacja, dla której minął okres przechowywania zostanie zniszczona                        w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

§ 9.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Do wykonywania działalności stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – dalej k.c. dotyczące

       przechowywania, z wyłączeniem art. 844 § 2 k.c.

  1. W sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem obowiązują przepisy prawa,              a w szczególności wymienione we wstępie Akty Prawne.
  1. Spółdzielnia zobowiązana jest do udostępnienia niniejszego regulaminu w lokalu,                    w którym przyjmowani są interesanci.